AUDITORIAS REMOTAS

Este texto é uma atualização do que saiu em abril de 2020 na EICNEWS 30, com o título “2020: O Grande desafio”.

Embora haja quem diga o contrário, a situação que o país (e o mundo) vive desde os primeiros meses de 2020 não constava, de facto, das previsões.

Como organismo de certificação, a EIC não pode deixar de garantir aos seus clientes uma gestão atempada dos seus processos de certificação nas várias áreas em que atua, realizando auditorias e tomando as decisões necessárias para merecer a confiança dos seus clientes; ao mesmo tempo, as regras e instruções emanadas da entidade acreditadora e de outras organizações internacionais que regulamentam a atividade de certificação são orientações (ou obrigações) que a EIC não pode deixar de seguir.

Deparámo-nos, a partir de março de 2020, com a necessidade de garantir, numa fase inicial, a chamada distância social; mais tarde, o cumprimento de regras mais apertadas e os períodos de confinamento que todos conhecemos. A EIC viu-se obrigada, como uma grande parte das empresas do país, a manter a generalidade dos colaboradores, habitualmente presentes nas instalações, em regime de teletrabalho. Com o mesmo problema se depararam os auditores que constituem a Bolsa da EIC: por um lado, tiveram de manter a distância das entidades a auditar, impossibilitando muitas vezes a realização presencial da auditoria; por outro, muitas entidades ficaram, elas próprias, também em regime de teletrabalho.

De acordo com as orientações da acreditação, passou a haver a possibilidade de as auditorias se realizarem de forma remota, recorrendo às modernas tecnologias da informação e comunicação (TIC), permitindo substituir uma parte substancial das auditorias presenciais tradicionais por auditorias em que os auditores e os auditados comunicam através de meios de comunicação informáticos.

QUE AUDITORIAS ESTÃO ABRANGIDAS?

De acordo com o que está estabelecido, com exceção das auditorias de concessão (2.ª fase), presentemente todas as auditorias podem ser feitas, no todo ou em parte, de forma remota. Em princípio, as auditorias de concessão (2.ª fase) poderão ter uma parte feita remotamente, mas terão obrigatoriamente uma 2.ª parte presencial.

QUE CRITÉRIOS PERMITEM REALIZAR UMA AUDITORIA REMOTA?

Os principais critérios que permitem, à partida, haver condições para realizar remotamente a auditoria são:

– o facto de não ser possível realizar a auditoria de forma presencial;

– o sistema documental (documentos e registos) estar em suporte digital ou ser passível de ser digitalizado de forma a poder ser enviado eletronicamente;

– haver disponibilidade das TIC de forma a poder garantir a comunicação entre os auditados e a equipa auditora.

Com exceção, conforme se referiu, das auditorias de concessão (2.ª fase), pode haver casos em que a auditoria seja feita integralmente de forma remota; no entanto, tanto a equipa auditora como a EIC, ao analisarem o processo, podem concluir que apenas uma parte da auditoria pode ser feita remotamente, devendo haver uma 2.ª parte realizada presencialmente, em data a agendar tendo em conta o período de restrições que atravessamos. Pode também acontecer que, embora inicialmente a auditoria esteja prevista para ser feita de forma remota na sua totalidade, a equipa auditora chegue à conclusão de que terá de haver uma 2.ª parte feita presencialmente para completar a auditoria.

COMO SE PROCESSA?

Para a realização de uma auditoria remota, o coordenador da equipa auditora deve contactar o responsável do sistema a auditar, no sentido de combinar quais as TIC que poderão ser usadas na auditoria e a forma como a mesma se processará; dever-se-á ter em conta que, no caso de a equipa auditora ser composta por mais do que um elemento, será provavelmente necessário, da parte dos auditados, um interlocutor para cada um dos elementos da equipa auditora (fazendo uso das TIC necessárias). O coordenador da equipa deverá, portanto, ajustar com o responsável do sistema a forma como se irá ao encontro da resolução destas situações. Poderá acontecer que os elementos da equipa auditora tenham de realizar a sua parte da auditoria em dias diferentes (embora, preferencialmente, o mais próximo possível). Será conveniente que a equipa auditora fale com o maior número possível de responsáveis e com outros colaboradores da empresa auditada, conforme é habitual numa auditoria presencial.

No caso de a organização auditada estar a funcionar em teletrabalho, a auditoria por via remota pode ser realizada se houver condições que garantam o diálogo com os colaboradores da organização e visualização dos documentos e registos necessários à realização da auditoria.

Numa auditoria remota, o coordenador da equipa auditora poderá pedir o envio antecipado de determinados documentos ou registos da empresa (para além dos habitualmente pedidos), se entender que eles irão permitir que a auditoria se desenrole de uma forma mais expedita. A organização a auditar deverá enviar eletronicamente essa documentação para o auditor. Durante a realização da auditoria, irá também ser pedida a visualização de registos e outros documentos, a realizar através das TIC. Existe o compromisso por parte da EIC e da equipa auditora de que não serão guardadas gravações da documentação enviadas durante a auditoria.

Durante o desenrolar de uma auditoria remota, poderá ser necessário (se aplicável) a visualização por parte da equipa auditora da atividade desenvolvida em determinados departamentos, incluindo a parte fabril, situação para a qual a organização auditada deve estar preparada em termos das TIC.

RELATÓRIOS DA AUDITORIA

No final da auditoria, será feito um relatório, que será apresentado na reunião final da auditoria e enviado ao representante da entidade auditada em versão “pdf” por meios eletrónicos. Para comprovar a receção e conhecimento do relatório, o responsável da organização deverá enviar um e-mail ao coordenador, no qual afirme que recebeu e tomou conhecimento do mesmo. Esta forma de apresentação do relatório da auditoria é aplicável em todas as auditorias, quer sejam presenciais, remotas ou mistas, tendo sido descontinuados os relatórios em papel.

No caso de renovações, se só for possível a realização da auditoria depois de ultrapassado o prazo de validade do ciclo anterior da certificação (possibilidade que está aberta devido aos efeitos da pandemia da COVID-19), a renovação da certificação manterá a data do ciclo anterior.

Rogério Marques

Assessor C.A.